Restrukturierung und Transformation im Einkauf

Das Ziel: den Einkauf leistungsstark und zukunftsfähig machen, Kompetenzen und Resilienz entwickeln.

Herausforderungen meistern, Zukunft gestalten

Die kommenden Jahre bieten zahlreichen Herausforderungen. Weiterhin kritische Lieferketten, zunehmende geopolitische Risiken, komplexe Technologien (z.B. KI), Fachkräftemangel, die zunehmenden gesetzlichen und gesellschaftlichen Erwartungen, Markt- und Kundenanforderungen bei Risikovorsorge, sowie bei der Übernahme von Verantwortung für Mensch und Umwelt in der Lieferkette, fordern unser Handeln. Aber: die auch lang bekannten Notwendigkeiten im Hinblick auf eine effektive Organisation, vertrauensvolle und starke Beziehungen zu den Stakeholdern, der Ausbau der Fähigkeiten der Mitarbeitenden und der Notwendigkeit zur Digitalisierung, insbesondere Automatisierung repetitiver Prozesse, haben nichts an Wichtigkeit eingebüßt. Eine permanente Weiterentwicklung der Strukturen, Abläufe, Werkzeug, Menschen und Kompetenzen ist geboten. Heißt: bereits heute einen Fahrplan für Ihre Restrukturierung und Transformation im Einkauf für morgen erarbeiten und umsetzen! Mein Metier: neben den Einkaufsorganisationen von Benteler und AGCO zähle ich 15 weitere Restrukturierungen zu meinen Erfahrungen.

Ihre Handlungsfelder, mein Angebot

Perspektive Einkauf

Ich entwickle mit Ihnen eine Perspektive: Den Einkauf schrittweise zum effektiven, effizienten und geschätzten Value Chain Partner entwickeln und ihn mit den relevanten Strukturen, Fähigkeiten, Methoden und Kapazität ausstatten.

Restrukturierung und Transformation im Einkauf

Erfolgsfaktoren & Eckpfeiler eines starken Einkaufs

Umsetzungsorientierung

Eine vielfach praxiserprobte Vorgehensweise der Restrukturierung und Transformation im Einkauf führt zu schnell sichtbaren Erfolgen:

  1. Ich erarbeite mit Ihnen  Ihre individuelle Einkaufsagenda mit den wirklichen Herausforderungen und separiere Buzzwords von wertstiftenden Aufgaben
  2. Ermittle Ihre Stärken und Entwicklungspotentiale, mache diese transparent und übersetzen sie in konkrete Maßnahmen.
  3. Unterstütze aktiv bei der Umsetzung aller Maßnahmen. Von Konzeptentwicklung, Priorisierung, Einführung, Training und Change Management.
  4. Führe für Sie diese Restrukturierungsprojekte, insbesondere im Hinblick auf Organisation, Abläufe und Menschen.
Restrukturierung und Transformation im Einkauf
  • Verstehen von Bedürfnissen, Erwartungen und Bedenken
  • „Zwischen den Zeilen“ hören, Ziele & Blockaden antizipieren
  • Definition von Umfang, Zielen und Vision
  • Abstimmung der einzu-bindenden Stakeholder
  • Festlegen von Teilnehmern, der zu analysierenden Funktionsbereichen & Daten
  • Projektinitialisierung inkl. Projektstruktur, Team, Zeitplan und Logistik

targetP rapid.Check

  • Detaillierte Evluation aller wichtigen Bereiche wie Kultur, Strukturen, Prozesse, Tools, digitale Lösungen, Fähigkeiten, Daten und Mitarbeitende
  • Stakeholder-Interviews, um „echte Einsichten“ bzgl. der gelebten Realität zu gewinnen
  • Identifizierung von Chancen, Potentialen, Mehrwerten und Verbesserungsmöglichkeiten

targetP drive.Value

  • Identifizierung von Quick Wins, um das Engagement der Mitarbeiter aufrechtzuhalten, „Momentum“ schaffe

targetP smart.Link

  • Auswahl und Verknüpfung sich ergänzender und miteinander verbundener Initiativen und Werthebel, um Geschwindig-keit und Ergebnisse zu steigern. Sicherstellen eines umfassenden und ganz-heitlichen Projektansatzes.

targetP smart.Plan

  • Erstellung eines maß-geschneiderten Umsetzungsplans unter Berücksichtigung von Budget, Kapazitäten/Verfügbarkeiten, Kultur und Praktikabilität
  • Einbindung der Stakeholder als „Change Agents“ (frühe Ak-zeptanz und Identifizierung)
  • Priorisierung auf der Grundlage von Mehrwert, Ressourcen und Quick-Wins

targetP joint.Success

  • Gemeinsame Umsetzung des Implementierungsplans: „Wir arbeiten, bis es funktioniert.“
  • Praktische Unterstützung bei der Implementierung
  • Management-Gespräche und Präsentationen
  • Identifizieren von zusätzlichen notwendigen Arbeitspaketen
  • Fortschritt prüfen und kritisch hinterfragen
  • Schulung, Wissenstransfer, Übergabe, Lessons Learned

Werthebel & Maßnahmen
für Transformation im Einkauf

Gemeinsam erarbeiten wir die effektivsten Werthebel und setzen diese um.  Von der Strategie bis zum Maschinenraum – bis es läuft!

Menschen und Agilität

Agile, kompetente Mitarbeitende heben Kostenpotentiale, minimieren Risiken, initiieren Transformation im Einkauf und treiben Innovation.  Ein attraktiver Einkauf mit adäquaten Personalentwicklungsmaßnahmen und Perspektiven; Halten/Gewinnen von Talenten

Aufbau von Vertrauensbeziehungen zu allen Stakeholdern. Ziel: Vorzugskunde bei Lieferanten werden &  Wettbewerbsvorsprung durch Innovation

Wir evaluieren und entwickeln Menschen sowie leistungsfähige Teams, die den Einkauf zum geschätzten Wertschöpfungspartner machen. Positionieren den Einkauf und die Menschen. Machen in agiler für eine schnellere Reaktionsfähigkeit.

Effektivität & Weiterentwicklung

Eine auf Wertbeitrag ausgerichtete Einkaufsstrategie als Fundament.  Effektive umsetzbare Roadmap mit priorisierten Entwicklungsschritten mit Augenmaß.  Ein agiles und skalierbares Führungs- & Betriebsmodell; Transparente & schlanke Struktur mit klaren Rollen & Verantwortlichkeiten.

Mehr Schlagkraft. Effektivität vor Effizienz!

Wir entwickeln den Einkauf im Heute und für die Zukunft. Definieren die Roadmap, designen eine agile Organisationsstruktur. Entwickeln Kompetenzen und erarbeiten zentrale strategische Initiativen. Steuern und begleiten Ihre Transformation mit dem Ziel: Mehrwert liefern!

 

Liefernetzwerk

Stabiles, integres Lieferantenportfolio mit einem Fokus auf strategische, leistungsstarke Partner mit sicheren Lieferketten; Eindeutige Kennzahlen mit einem ganzheitlichen Performance Management. Funktionierende Lieferantenentwicklungs- und Innovationsprozesse.

Wir entwerfen und operationalisieren ein leistungsfähiges, kennzahlen- und vertrauensbasiertes Lieferantenmanagement. Stärken Innovationsprozesse und Ihr Lieferantennetzwerk. Schaffen Transparenz und gemeinsame Werthebel für Sie und Ihre Lieferanten.

Kosten & Effizienz

Hohe Warengruppen- und Technologiekompetenz; Verstehen was und zu welchen Kostenstrukturen eingekauft wird.  Ein strukturiertes Category Management mit Kostenpotentialen und  einer Kosten- und Risikokontrolle

Effizienz der Organisation durch schlanke Strukturen & Prozesse, digital unterstützt.

Wir steigern den Wertbeitrag und optimieren Ihre operationalen Kosten mit State-of-the-Art Methoden & Werkzeugen. Entwickeln Ihr Warengruppenmanagement weiter, coachen Teams bei der Erstellung und Umsetzung der Aktionspläne.

Risiko, Resilienz, Integrität

Stabile, integre Lieferketten durch ein verzahntes Nachhaltigkeits- und Risikomanagement. Lieferkettentransparenz mit kontinuierlicher digitaler Überwachung des Netzwerkes. Robuste Notfallpläne und ein professionelles Krisen- und Insolvenzmanagement. Sicherstellung Compliance mit internen und externen Regelungen & Gesetzen.

Wir etablieren robuste Ihr Risiko- und Compliance Management Programm (Digital & Analog), schaffen Integrität, Transparenz & Rechtssicherheit (z.B. Lieferkettengesetz (LkSG), CBAM, CSDDD).

Digitalisierung

Architektur & Digitalstrategie für den Einkauf. Erweiterung der Werthebel mit digitalen Kompetenzen und Werkzeugen (z.B. Risikomanagement, eSourcing, Kostenanalytik, etc.). Fahrplan für die Umsetzung mit kontinuierlicher Reifegradsteigerung im Hinblick auf Technologien und Lösungen.

 Wir erarbeiten Ihre Digitalisierungsstrategie und Systemarchitektur. Identifizieren geeignete Lösungsanbieter. Implementieren diese auf Basis schlanker, anwenderfreundlicher Prozesse.  Verzahnen digitale Lösungen zu ganzheitlichen Ökosystemen und Plattformen.

Ihre Handlungsfelder sind mein Angebot an Sie

• Mein Credo: Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden. Nicht der Berater treibt und führt, sondern der zuständige Mitarbeitende gestaltet und steuert
• Coaching/Begleitung der Verantwortlichen in der Umsetzungsphase

  • Organisationsanalyse (Stärken, Schwachstellen, Entwicklungsfelder)
  • Identifikation von Potenzialen auf Basis von 9 Dimensionen
  • Klare Darstellung von Stärken & Schwächen mit geeigneten Hebeln
  • Prioritätenplan, Quick-wins und mittel- bis langfristige Transformation
  • Kapazitätsanalyse (S-T-O Analyse): Waste, Arbeitslast und -verteilung, Redundanzen
  • Entwicklung Einkaufsstrategie inkl. Umfeld- und Risikoanalysen unter Einbindung wichtiger interner & externer Stakeholder
  • Zielbild Einkauf im Unternehmen und extern: Positionierung & Image
  • Erarbeitung Roadmap und Kommunikations- & Change Plan
  • Organisationsdesign und Organisationsentwicklung inkl. Notwendiger Kapazitätsanpassung
  • Governance, Rollen/Aufgaben/Kapazitäten– Abgleich mit Zielen
  • Umsetzung in Entwicklungsstufen auf Basis der Einkaufsstrategie
  • Performance Management und Einkaufscontrolling
  • Potentialanalysen und Assessment Center
  • Individuelle Maßnahmen und Entwicklungspläne
  • Rollenbasierte Trainingskataloge
  • Aufbau von (globalen) Einkaufs-/SCM Akademien
  • Erstellung Warengruppenstrategieprozess und -vorlagen
  • Ganzheitliche Ausbildung der Mitarbeitenden
  • Gemeinsam Strategien, Potentialen erarbeiten und umsetzen
  • Konzeption und Umsetzung eines ganzheitlichen Lieferantenmgmt.
  • Ausarbeitung aller Stufen von Onboarding bis Ausphasen
  • Ganzheitliche Ausbildung der Mitarbeitenden
  • Digitale und analoge Lieferantenintegration inkl. Innovationsprozessen
  • • Systemanalyse, Digitale Strategie und Architektur, Stammdatenmgmt.
    • Auswahlprozess von Lösungen mit bewährten Verfahren und Kriterien
    • Training und Begleitung der Mitarbeitenden
    • Implementierungsunterstützung “bis es läuft”

  • Optimierung interne Kostenstruktur ( Effizienz &„rightsizing“)
  • Verbesserung der Kostenstruktur bei Lieferanten
  • Aufbau von Expertise im Bereich Kostenanalytik
  • Einführung & Nutzung digitaler Costing-Lösung
  • Ganzheitliches Supply Chain Risk Mgmt. (analog wie digital)
  • Nachhaltigkeit entlang der Lieferkette (CO2, NetZero, CBAM etc.)
  • Compliance in der Lieferkette (LkSG, CSDDD, Konfliktmineralien)

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de_DEDeutsch
Über das Unternehmen:
Joint Venture Truck OEMs (D & S)
Entwicklung Wasserstoff Brennstoff-Zellensysteme
ca. 500 Mitarbeiter, stark wachsend
Globaler Technologie-Innovator

Case Study

Industrie: Automobilindustrie

Bereich: Organisation

Land: Deutschland & USA

Zeitraum: 6 Monate fortlaufend

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 400 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a. (stark ansteigend)
  • Unabhängiges Joint Venture zweier Großkonzerne mit bisherigem Fokus auf Forschung & Entwicklung und vermehrt abwicklungsorientierter Einkaufsfunktion zur Deckung externer Bedarfe im Umfeld hoher technischer Komplexität und Geschwindigkeit
  • Start der Serienproduktion in 2027 und Erschließung des Marktes in Nordamerika mit lokaler Produktion erfordert eine tiefgreifende Entwicklung und Aufbau des Einkaufs, insbesondere hinsichtlich globaler Organisation (Kompetenzen, Kapazitäten, x-funktionaler Zusammenarbeit) und Digitalisierung

Zielsetzung

  • Herstellung von Transparenz über den Reifegrad der Einkaufsfunktion
  • Priorisierte Handlungsfelder für die schrittweise Erhöhung des Reifegrades im Hinblick auf Kompetenzen, x-funktionale Zusammenarbeit, Produktivität/Effizienz, Digitalisierung etc.
  • Entwicklung Zielorganisation für den Einkauf von Produktions- und Nicht-Produktionsmaterial Einkauf inkl. aller Rollenbeschreibungen und notwendiger Kapazitätsausstattung (FTE-Sizing)
  • Detaillierter Transformationsplan für die globale EK-Organisation ausgerichtet an den Meilensteinen „Anlauf Serienproduktion“ und „Markteintritt & lokale Produktion Nordamerika“
  • Review EK-Digitalstrategie und Projekte mit Impulsen für die Zukunft

Vorgehensweise

  • Reifegradanalyse Einkauf (targetP! Methode) mit Schwerpunkt Organisation und Digitalisierung basierend auf persönlichen Interviews (alle Einkäufer, Abteilungsleitung, IT-Bereich und Top-Stakeholder) sowie eingehender Dokumenten- und Datenanalyse (Strategien, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Digitalisierungsinitiativen, Standards Warengruppen- & Lieferantenmanagement, Bestell- & Rechnungsvolumina, etc.)
  • S/T/O-Analyse zur Feststellung der Ist-Kapazitätsverwendung aller EK-Mitarbeitenden im Rahmen individueller Interviews
  • Workshops/Interviews IT-Bereich & Einkauf zur EK-Systemlandschaft und Digitalstrategie

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Reifegradreport Einkauf (Produktions- und Nicht-Produktionsmaterial) inkl. Prio-Handlungsfeldern und Quickwins zur eigenen Umsetzung
  • EK-Digitalstrategie Benchmark ggü. Best-Practices mit konkreten Handlungsempfehlungen, Risikoanalyse und zusätzlichen Quickwins
  • Transparenz über tatsächliche Kapazitätsverwendung im Einkauf, Gap-Analyse zu jeweiligen Profilen und Erwartungshaltung der Stakeholder
  • Rollenbasierte Ziel-Organisation Einkauf mit globalem Schritt-für-Schritt Entwicklungsplan (Personalaufbau, Entwicklung, Re-Allokation)
  • Passgenaue Rollenbeschreibungen zur Verwendung für anschließende Recruiting-Maßnahmen
Über das Unternehmen:
Joint Venture Truck OEMs (D & S)
Entwicklung Wasserstoff Brennstoff-Zellensysteme
ca. 500 Mitarbeiter, stark wachsend
Globaler Technologie-Innovator

Case Study

Industrie: Automobilindustrie

Bereich: Organisation

Land: Deutschland & USA

Zeitraum: 6 Monate fortlaufend

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 400 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a. (stark ansteigend)
  • Unabhängiges Joint Venture zweier Großkonzerne mit bisherigem Fokus auf Forschung & Entwicklung und vermehrt abwicklungsorientierter Einkaufsfunktion zur Deckung externer Bedarfe im Umfeld hoher technischer Komplexität und Geschwindigkeit
  • Start der Serienproduktion in 2027 und Erschließung des Marktes in Nordamerika mit lokaler Produktion erfordert eine tiefgreifende Entwicklung und Aufbau des Einkaufs, insbesondere hinsichtlich globaler Organisation (Kompetenzen, Kapazitäten, x-funktionaler Zusammenarbeit) und Digitalisierung

Zielsetzung

  • Herstellung von Transparenz über den Reifegrad der Einkaufsfunktion
  • Priorisierte Handlungsfelder für die schrittweise Erhöhung des Reifegrades im Hinblick auf Kompetenzen, x-funktionale Zusammenarbeit, Produktivität/Effizienz, Digitalisierung etc.
  • Entwicklung Zielorganisation für den Einkauf von Produktions- und Nicht-Produktionsmaterial Einkauf inkl. aller Rollenbeschreibungen und notwendiger Kapazitätsausstattung (FTE-Sizing)
  • Detaillierter Transformationsplan für die globale EK-Organisation ausgerichtet an den Meilensteinen „Anlauf Serienproduktion“ und „Markteintritt & lokale Produktion Nordamerika“
  • Review EK-Digitalstrategie und Projekte mit Impulsen für die Zukunft

Vorgehensweise

  • Reifegradanalyse Einkauf (targetP! Methode) mit Schwerpunkt Organisation und Digitalisierung basierend auf persönlichen Interviews (alle Einkäufer, Abteilungsleitung, IT-Bereich und Top-Stakeholder) sowie eingehender Dokumenten- und Datenanalyse (Strategien, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Digitalisierungsinitiativen, Standards Warengruppen- & Lieferantenmanagement, Bestell- & Rechnungsvolumina, etc.)
  • S/T/O-Analyse zur Feststellung der Ist-Kapazitätsverwendung aller EK-Mitarbeitenden im Rahmen individueller Interviews
  • Workshops/Interviews IT-Bereich & Einkauf zur EK-Systemlandschaft und Digitalstrategie

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Reifegradreport Einkauf (Produktions- und Nicht-Produktionsmaterial) inkl. Prio-Handlungsfeldern und Quickwins zur eigenen Umsetzung
  • EK-Digitalstrategie Benchmark ggü. Best-Practices mit konkreten Handlungsempfehlungen, Risikoanalyse und zusätzlichen Quickwins
  • Transparenz über tatsächliche Kapazitätsverwendung im Einkauf, Gap-Analyse zu jeweiligen Profilen und Erwartungshaltung der Stakeholder
  • Rollenbasierte Ziel-Organisation Einkauf mit globalem Schritt-für-Schritt Entwicklungsplan (Personalaufbau, Entwicklung, Re-Allokation)
  • Passgenaue Rollenbeschreibungen zur Verwendung für anschließende Recruiting-Maßnahmen
Über das Unternehmen:
Familiengeführtes Unternehmen
Familiengeführtes Unternehmen
ca. 500 Mio.Umsatz
ca. 3.000 Mitarbeiter
Marktführer

Case Study

Industrie: Landmaschinen

Bereich: Transformation

Land: Deutschland

Zeitraum: ca. 18 Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • Ca. 200 Mio. Einkaufsvolumen
  • Starker Fokus auf operative Prozesse (Abwicklung)
  • Starker Fokus auf deutsche Stammwerke, auf Internationalisierung und Zusammenarbeit, trotz operativer Einheiten in u.a. USA und China nicht vorbereitet
  • Umsatz stark wachsend und verstärkte Internationalisierung
  • Starker Fokus des Einkaufs auf Versorgungssicherheit
  • Digitalisierung gering ausgeprägt

Zielsetzung

  • Verständnis über den Reifegrad des Einkaufs erzeugen
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und aufzeigen
  • Potentiale identifizieren, insbesondere mittels eines professionelleren Warengruppen- und Lieferantenmanagements
  • Ggf. Kapazitätsbedarf ermitteln und argumentieren
  • Strukturoptimierung auch im Hinblick auf Vertretungsregelungen

Vorgehensweise

  • Umfassende Bestandsaufnahme („Reifegradanalyse“)
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Transformationsplanes
  • Entwicklung einer Zielorganisation mit entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten, auch für die internationale Zusammenarbeit
  • Von Beginn eine umfassende Einbindung der Mitarbeitenden im Rahmen von sog. „Zukunftskonferenzen“
  • Gemeinsame Erstellung einer praktikablen Warengruppenstruktur, einer Vision und einer Einkaufsstrategie
  • Festlegung eines Prioritätenplanes mit Themen-Champions

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit gemeinsamen Zielen
  • Kapazitätsoptimierung durch gezielten Personalaufbau
  • Implementierung einer optimierten Organisationsstruktur, insbesondere Warengruppenstruktur und Zuständigkeiten (Transparenz, Verantwortung)
  • Erste Abstimmungstermine mit digitalen Lösungsanbietern auf Basis eines digitalen Aktionsplanes und eines Kriterienkatalogs
  • Konzeptionierung eines maßgeschneiderten Trainingsprogramms für mehrere Jahre
  • Durchführung von Warengruppenmanagement-Trainings mit ersten Piloten
  • Entwicklung und Implementierung von Einkaufsprozessen
Über das Unternehmen:
Familiengeführtes Unternehmen
Familiengeführtes Unternehmen
ca. 500 Mio.Umsatz
ca. 3.000 Mitarbeiter
Marktführer

Case Study

Industrie: Landmaschinen

Bereich: Transformation

Land: Deutschland

Zeitraum: ca. 18 Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • Ca. 200 Mio. Einkaufsvolumen
  • Starker Fokus auf operative Prozesse (Abwicklung)
  • Starker Fokus auf deutsche Stammwerke, auf Internationalisierung und Zusammenarbeit, trotz operativer Einheiten in u.a. USA und China nicht vorbereitet
  • Umsatz stark wachsend und verstärkte Internationalisierung
  • Starker Fokus des Einkaufs auf Versorgungssicherheit
  • Digitalisierung gering ausgeprägt

Zielsetzung

  • Verständnis über den Reifegrad des Einkaufs erzeugen
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und aufzeigen
  • Potentiale identifizieren, insbesondere mittels eines professionelleren Warengruppen- und Lieferantenmanagements
  • Ggf. Kapazitätsbedarf ermitteln und argumentieren
  • Strukturoptimierung auch im Hinblick auf Vertretungsregelungen

Vorgehensweise

  • Umfassende Bestandsaufnahme („Reifegradanalyse“)
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Transformationsplanes
  • Entwicklung einer Zielorganisation mit entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten, auch für die internationale Zusammenarbeit
  • Von Beginn eine umfassende Einbindung der Mitarbeitenden im Rahmen von sog. „Zukunftskonferenzen“
  • Gemeinsame Erstellung einer praktikablen Warengruppenstruktur, einer Vision und einer Einkaufsstrategie
  • Festlegung eines Prioritätenplanes mit Themen-Champions

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit gemeinsamen Zielen
  • Kapazitätsoptimierung durch gezielten Personalaufbau
  • Implementierung einer optimierten Organisationsstruktur, insbesondere Warengruppenstruktur und Zuständigkeiten (Transparenz, Verantwortung)
  • Erste Abstimmungstermine mit digitalen Lösungsanbietern auf Basis eines digitalen Aktionsplanes und eines Kriterienkatalogs
  • Konzeptionierung eines maßgeschneiderten Trainingsprogramms für mehrere Jahre
  • Durchführung von Warengruppenmanagement-Trainings mit ersten Piloten
  • Entwicklung und Implementierung von Einkaufsprozessen
Über das Unternehmen:
Führender Klinikverbund Maximalversorgung
Hohe Reputation und Bekanntheit
Standort: ca. 825 Mio. Umsatz
ca. 1.700 Mitarbeitende
> 80.000 Patienten/Jahr

Case Study

Industrie: Kliniken/Gesundheit

Bereich: Interim & Entwicklung

Land: Deutschland

Zeitraum: 6 Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 60 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a., komplexe Beschaffungsstrktur
  • Einkauf mit starker Abwicklungsorientierung und Fokus auf operative Prozesse, kein systematisches Ausgabenmanagement
  • Erhebliche operative Probleme im Tagesgeschäft führen zu hohen Aufwänden
  • Sehr verunsichertes, demotiviertes Team durch entwürdigenden Umgang sowie extremes Mikromanagement durch die vorherigen Einkaufsleitung
  • Digitalisierung der Kernprozesse und Aufgaben nicht existent
  • Umfassende, teils lähmende Bürokratie im Allgemeinen, sowie bei Freigaben von Anforderungen wie Bestellungen und Verträge
  • Disziplinlosigkeiten bei Vertriebspersonal (Pharma und Medizintechnik)
  • Geringe Reputation innerhalb des Klinikums, insbesondere bei Chefärzten

Zielsetzung

  • Hauptziel: Stabilisierung und Aktivierung eines heterogenen und stark frustrierten Teams
  • Stabilisierung des Tagesgeschäftes, auch bedingt durch Ausfälle
  • Bessere Verteilung der Arbeitsbelastung
  • Verständnis über den wirklichen Reifegrad des Einkaufs erzeugen, Potentiale identifizieren (z.B. Wertbeiträge, Effizienz, Compliance),
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und anhand eines Maßnahmenplans aufzeigen, insbesondere im Hinblick auf Prozessvereinfachungen (insbesondere Freigaben von Anforderungen, Bestellungen/Verträgen) bzw. Etablierung von Prozessen
  • Optimierung der Servicequalität und der Interaktion mit internen Kunden

Vorgehensweise

  • Umfassende, Bestandsaufnahme des Einkaufs unter Einbeziehung aller relevanten Kunden (von GF bis Mitarbeitende auf den Stationen)
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Entwicklungsplanes
  • Open Door Policy und mehrfach wöchentliche Einzelgespräche mit Hilfestellung bei komplexen/kritischen/unklaren Beschaffungsvorgängen
  • Regelmäßige Aufenthalte auf den Stationen zum Verständnis der Nöte
  • Intensivierung Kundendialoge (regelmäßiger persönlicher Austausch insbesondere bei komplexen Beschaffungsvorgängen)
  • Partizipatives Vorgehen: Einbindung aller Mitarbeitenden, z.B. wöchentliche Team-Meetings und Nominierung von Champions für Verbesserungen
  • Starke Mitwirkung im Tagesgeschäft (Verhandlungen, Beschaffungen)
  • Prozessanalysen, insbesondere Optimierungsmöglichkeiten SAP & Freigaben

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Team stabilisiert, Motivation gesteigert, Ausfälle und Abwesenheitszeiten verringert (Zitat GF: „Sie haben mit professioneller Empathie sehr schnell die Leute beruhigt und hinter sich gebracht“)
  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit abgestimmten Zielen
  • Regelmäßige Abstimmungen mit internen Kunden (Zitat Chefarzt: „wir reden jetzt miteinander, Dinge laufen schneller, wir fühlen uns endlich gut betreut“)
  • Genehmigung und Umsetzung punktueller Personalaufbau mit Neustrukturierung Arbeitsbereiche und Ausbalancierung der Arbeitslast
  • Neugestaltung diverser Rahmenverträge mit optimierten Konditionen
  • Vollständige Abarbeitung unerledigter Bestellvorgänge
  • Vereinfachung und Definition von Kerneinkaufsprozessen; interne Abstimmung
  • Ergänzung zusätzlicher SAP-Funktionalitäten zur Automatisierung
Über das Unternehmen:
Führender Klinikverbund Maximalversorgung
Hohe Reputation und Bekanntheit
Standort: ca. 825 Mio. Umsatz
ca. 1.700 Mitarbeitende
> 80.000 Patienten/Jahr

Case Study

Industrie: Kliniken/Gesundheit

Bereich: Interim & Entwicklung

Land: Deutschland

Zeitraum: 6 Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 60 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a., komplexe Beschaffungsstrktur
  • Einkauf mit starker Abwicklungsorientierung und Fokus auf operative Prozesse, kein systematisches Ausgabenmanagement
  • Erhebliche operative Probleme im Tagesgeschäft führen zu hohen Aufwänden
  • Sehr verunsichertes, demotiviertes Team durch entwürdigenden Umgang sowie extremes Mikromanagement durch die vorherigen Einkaufsleitung
  • Digitalisierung der Kernprozesse und Aufgaben nicht existent
  • Umfassende, teils lähmende Bürokratie im Allgemeinen, sowie bei Freigaben von Anforderungen wie Bestellungen und Verträge
  • Disziplinlosigkeiten bei Vertriebspersonal (Pharma und Medizintechnik)
  • Geringe Reputation innerhalb des Klinikums, insbesondere bei Chefärzten

Zielsetzung

  • Hauptziel: Stabilisierung und Aktivierung eines heterogenen und stark frustrierten Teams
  • Stabilisierung des Tagesgeschäftes, auch bedingt durch Ausfälle
  • Bessere Verteilung der Arbeitsbelastung
  • Verständnis über den wirklichen Reifegrad des Einkaufs erzeugen, Potentiale identifizieren (z.B. Wertbeiträge, Effizienz, Compliance),
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und anhand eines Maßnahmenplans aufzeigen, insbesondere im Hinblick auf Prozessvereinfachungen (insbesondere Freigaben von Anforderungen, Bestellungen/Verträgen) bzw. Etablierung von Prozessen
  • Optimierung der Servicequalität und der Interaktion mit internen Kunden

Vorgehensweise

  • Umfassende, Bestandsaufnahme des Einkaufs unter Einbeziehung aller relevanten Kunden (von GF bis Mitarbeitende auf den Stationen)
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Entwicklungsplanes
  • Open Door Policy und mehrfach wöchentliche Einzelgespräche mit Hilfestellung bei komplexen/kritischen/unklaren Beschaffungsvorgängen
  • Regelmäßige Aufenthalte auf den Stationen zum Verständnis der Nöte
  • Intensivierung Kundendialoge (regelmäßiger persönlicher Austausch insbesondere bei komplexen Beschaffungsvorgängen)
  • Partizipatives Vorgehen: Einbindung aller Mitarbeitenden, z.B. wöchentliche Team-Meetings und Nominierung von Champions für Verbesserungen
  • Starke Mitwirkung im Tagesgeschäft (Verhandlungen, Beschaffungen)
  • Prozessanalysen, insbesondere Optimierungsmöglichkeiten SAP & Freigaben

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Team stabilisiert, Motivation gesteigert, Ausfälle und Abwesenheitszeiten verringert (Zitat GF: „Sie haben mit professioneller Empathie sehr schnell die Leute beruhigt und hinter sich gebracht“)
  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit abgestimmten Zielen
  • Regelmäßige Abstimmungen mit internen Kunden (Zitat Chefarzt: „wir reden jetzt miteinander, Dinge laufen schneller, wir fühlen uns endlich gut betreut“)
  • Genehmigung und Umsetzung punktueller Personalaufbau mit Neustrukturierung Arbeitsbereiche und Ausbalancierung der Arbeitslast
  • Neugestaltung diverser Rahmenverträge mit optimierten Konditionen
  • Vollständige Abarbeitung unerledigter Bestellvorgänge
  • Vereinfachung und Definition von Kerneinkaufsprozessen; interne Abstimmung
  • Ergänzung zusätzlicher SAP-Funktionalitäten zur Automatisierung
Über das Unternehmen:
Ältestes Unternehmen in Katar​
ca. 825 Mio. Umsatz
ca. 3.500 Mitarbeiter
Regionaler Marktführer
Reederei, Maritime Logistik & Services​

Case Study

Industrie: Reederei & Maritim

Bereich: Organisation & Interim

Land: Katar

Zeitraum: ca 12. Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 300 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a.
  • Einkauf mit starker Abwicklungsorientierung und Fokus auf operative Prozesse, kein systematisches Ausgabenmanagement
  • Erhebliche operative Probleme im Tagesgeschäft führen zu hohen Aufwänden für Troubleshooting, Eskalationen und interne Konflikte
  • Geringe Akzeptanz und Wertschätzung ggü. dem Einkauf und hoher politischer Druck trotz exzellenter Unternehmensergebnisse
  • Langfristig unbesetzte Position der Bereichsleitung verfestigt Vakuum hinsichtlich Leadership und Support, hohe Fluktuation
  • Digitalisierung der Kernprozesse und Aufgaben nur marginal ausgeprägt

Zielsetzung

  • Verständnis über den wirklichen Reifegrad des Einkaufs erzeugen und Buy-in des Vorstandes gewinnen
  • Potentiale identifizieren (z.B. Wertbeiträge, Effizienz, Compliance), insb. mittels professionelleren Warengruppen- und Lieferantenmanagements
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und anhand eines dezidierten Maßnahmenplans aufzeigen
  • Strategisches und operatives Reporting für den CFO verbessern
  • Organisations- und Strukturoptimierung im Hinblick auf eine bessere Servicequalität für die einzelnen Business Units umsetzen
  • Nach 2 Monaten: zusätzlich interimistische Leitung des Bereiches aufgrund Entlassung des Einkaufsleiters

Vorgehensweise

  • Umfassende, multi-dimensionale Bestandsaufnahme des Einkaufs („Reifegradanalyse“) unter Einbeziehung aller relevanten Schnittstellen
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Transformationsplans mit Personal-, Digitalisierungs- und Kompetenzbedarf
  • Entwicklung einer warengruppenorientierten Zielorganisation mit Rollenbeschreibungen, Verantwortlichkeiten und Recruiting Support
  • Stark partizipatives Vorgehen mit intensiver Einbindung aller Mitarbeitenden, z.B. im Rahmen sog. „Zukunftskonferenzen“ (erstmalig im Unternehmen) und Expertenteams mit Themen-Champions
  • Weiterentwicklung der Governance, z.B. passgenauen Warengruppenstruktur, Vision & Einkaufsstrategie, Policy

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit gemeinsamen Zielen
  • Kapazitätsoptimierung durch punktuellen Personalaufbau und –zuteilung und Ausbau erforderliche Kompetenzen durch Trainingskonzepte
  • Erste digitale Maßnahmen auf Basis eines digitalen Aktionsplanes
  • Implementierung eines Warengruppenmanagements und Durchführung von 10 Warengruppenpiloten mit Kostenpotentialen
  • Ausarbeitung und Implementierung eines Lieferantenmanagement mit Ausweitung des digitalen Lieferantenportals
  • Entwicklung und Implementierung Einkaufshandbuch & Prozesshandbuch Schaffung eines umfassenden Einkaufsreporting mit PowerBI
  • 10-monatige Führung und Stabilisierung der Organisation (Interim)
Über das Unternehmen:
Ältestes Unternehmen in Katar​
ca. 825 Mio. Umsatz
ca. 3.500 Mitarbeiter
Regionaler Marktführer
Reederei, Maritime Logistik & Services​

Case Study

Industrie: Reederei & Maritim

Bereich: Organisation & Interim

Land: Katar

Zeitraum: ca 12. Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 300 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a.
  • Einkauf mit starker Abwicklungsorientierung und Fokus auf operative Prozesse, kein systematisches Ausgabenmanagement
  • Erhebliche operative Probleme im Tagesgeschäft führen zu hohen Aufwänden für Troubleshooting, Eskalationen und interne Konflikte
  • Geringe Akzeptanz und Wertschätzung ggü. dem Einkauf und hoher politischer Druck trotz exzellenter Unternehmensergebnisse
  • Langfristig unbesetzte Position der Bereichsleitung verfestigt Vakuum hinsichtlich Leadership und Support, hohe Fluktuation
  • Digitalisierung der Kernprozesse und Aufgaben nur marginal ausgeprägt

Zielsetzung

  • Verständnis über den wirklichen Reifegrad des Einkaufs erzeugen und Buy-in des Vorstandes gewinnen
  • Potentiale identifizieren (z.B. Wertbeiträge, Effizienz, Compliance), insb. mittels professionelleren Warengruppen- und Lieferantenmanagements
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und anhand eines dezidierten Maßnahmenplans aufzeigen
  • Strategisches und operatives Reporting für den CFO verbessern
  • Organisations- und Strukturoptimierung im Hinblick auf eine bessere Servicequalität für die einzelnen Business Units umsetzen
  • Nach 2 Monaten: zusätzlich interimistische Leitung des Bereiches aufgrund Entlassung des Einkaufsleiters

Vorgehensweise

  • Umfassende, multi-dimensionale Bestandsaufnahme des Einkaufs („Reifegradanalyse“) unter Einbeziehung aller relevanten Schnittstellen
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Transformationsplans mit Personal-, Digitalisierungs- und Kompetenzbedarf
  • Entwicklung einer warengruppenorientierten Zielorganisation mit Rollenbeschreibungen, Verantwortlichkeiten und Recruiting Support
  • Stark partizipatives Vorgehen mit intensiver Einbindung aller Mitarbeitenden, z.B. im Rahmen sog. „Zukunftskonferenzen“ (erstmalig im Unternehmen) und Expertenteams mit Themen-Champions
  • Weiterentwicklung der Governance, z.B. passgenauen Warengruppenstruktur, Vision & Einkaufsstrategie, Policy

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit gemeinsamen Zielen
  • Kapazitätsoptimierung durch punktuellen Personalaufbau und –zuteilung und Ausbau erforderliche Kompetenzen durch Trainingskonzepte
  • Erste digitale Maßnahmen auf Basis eines digitalen Aktionsplanes
  • Implementierung eines Warengruppenmanagements und Durchführung von 10 Warengruppenpiloten mit Kostenpotentialen
  • Ausarbeitung und Implementierung eines Lieferantenmanagement mit Ausweitung des digitalen Lieferantenportals
  • Entwicklung und Implementierung Einkaufshandbuch & Prozesshandbuch Schaffung eines umfassenden Einkaufsreporting mit PowerBI
  • 10-monatige Führung und Stabilisierung der Organisation (Interim)