Digitalization in a Ferrari and Procurement

🚗 Digitalization in a Ferrari and Procurement Apart from the speed, there are certainly similarities, aren’t there? YES, Procurement must learn a lesson from a recent Ferrari announcement (July): ⚠️ Ferrari is putting a hard stop when it comes to developing its infotainment software; Ferrari figured out it can’t keep up with Apple and Google and will not further develop its own navigation and infotainment system. Apple CarPlay and Android Auto offer better UX and generally smartphone apps are anyway always up to date. What it means for Procurement: ⚡Building your digital solutions makes little or no sense: But why are there still Procurement Managers & IT Departments who believe they have to develop and code Digital Procurement solutions, despite there now being hundreds of systems for almost every challenge in Procurement? ⚡It is 2024: Why are there Procurement Managers who still firmly claim that many digital solutions, especially eProcurement platforms, are “not yet ready to handle their challenges”? A few thoughts after 22 years in the Digital Procurement space: 📌We can draw from dozens of proven and running solutions and quickly realize success with mature solutions that providers and customers continuously develop. Regular enhancements included. This applies to all industries, company sizes, and budgets. There is absolutely no reason to do nothing! 📌After bumpy years (the early 2000s) where the scope of functions took precedence over UI/UX and user experience, we now have user-friendly, intuitive interfaces that focus on people rather than the system and they learned and copied much from well-known consumer platforms (e.g. Amazon) 📌Digitalization comprehensively expands the Procurement toolbox (“value levers”) 📌Interfaces (API) are also manageable (time, costs, complexity) 📌Plug&Play in the context of Procurement hubs is the future of system landscapes in Procurement. Many solution providers complement each other perfectly and collaborate (e.g. Risk and Sustainability and Compliance Management) ⚠️If you are a Procurement Leader with no digital ambition and initiatives you might also jeopardize the digitalization efforts of the entire company. In running a large network of business partners, Procurement must be a promoter or inhibitor of a company-wide digitalization approach. Choose your role wisely! ⚠️By the way: Digital procurement is also sexy in terms of talent attraction and talent retention. Excel, pens, discouragement & hesitation rather less so! Digitalization in Procurement in less than 12 months? Talk to us! Source Graphic. P. Raasch, 9.7.2024

Digitaler Einkauf im Mittelstand – so geht es!

Digitaler Einkauf – Effektive Werthebel für den erfolgreichen Einkauf Ein digitaler Einkauf liefert Mehrwert mit weiteren effektiven Werthebeln, sichert Lieferketten, bindet Talente und steigert Effektivität. Insbesondere in Zeiten von Versorgungsunsicherheiten, Risiken, Cash Flow und Kostenstrukturoptimierungen. Das ist Fakt und daher sehen wir aktuelle die aus diversen Quellen bestätigte Zurückhaltung bei der Umsetzung digitaler Projekte kritisch. Seien Sie anders und lassen Sie sich von uns motivieren! Maßgeschneidert, mittelstandsgerecht und mit bewährten Lösungen bauen wir Ihren Einkauf der Zukunft. Von Praktikern für Praktiker: Schritt für Schritt führen wir Sie von einer soliden Strategie in die Umsetzung und helfen Ihnen Ihr digitales Ökosystem aufzubauen, egal ob best of breed oder andere Architekturen. Zeigen budgetfreundliche und zügig umsetzbare Optionen auf. Inklusive Umsetzungsplan und Technologie-Roadmap. Und unterstützen Sie bei der Implementierung – bis es läuft! Hands-On & 100% individuell. Lesen Sie auch unseren Leitfaden auf Basis zahlreicher Umsetzungsprojekte ✨Digitaler Einkauf im Mittelstand – Ein Leitfaden für digitale Einkaufsprofis und jene, die es werden wollen. Praxisnah mit sofort umsetzbaren Impulsen. ISBN: 978-3-347-37984-8 ✅ WIR SAGEN IHNEN WARUM es keine Ausreden mehr gibt und wie Sie auch Ihr Management überzeugen ✅ WIR ZEIGEN AUF, welche innovativen, bewährten Werkzeuge & Technologien Ihnen helfen ✅ WIR VERRATEN TIPPS & TRICKS, sagen wie Sie typische Stolperfallen vermeiden und Stakeholder erfolgreich einbinden ⏩ Praxisorientiert und mit kritischer Distanz, unterstützt durch zahlreiche Beispiele ⏩ Klar, pointiert und meinungsstark ⏩ Grafiken mit QR Code und für Sie digital abrufbar

Guided Buying, eigentlich eine tolle Sache, aber….

👉 Guided Buying – Prima Idee……..aber nur bei Transparenz… und dem richtigen Ansatz & Partner…und dem Verständnis was man erreichen will….und…und…. Danke an Sabine Ursel für einen spannenden Artikel und die richtigen Fragen zu einem sehr aktuellen Thema und die Möglichkeit ein paar Gedanken beitragen zu können. ⏩Die ganze elektronische Angebotswelt lässt sich individuell an den einzelnen Bedarfsträger oder an Bedarfsträgergruppen anpassen. Mit Hilfe der Funktion „Guided Buying“ (Geführter Einkauf) wird der Mitarbeiter dann smooth durch den Einkaufsprozess geführt. Liest sich einfach, oder? ⏩Im echten (Arbeits-)Leben hat – wie immer – alles zwei Seiten. Für das Magazin C.ebra (Wiesbaden) hat Sabine recherchiert und nach Empfehlungen gefragt. Schließlich soll das angepriesene Potenzial ja hinreichend zur Entfaltung kommen. ⏩ Meine Gedanken gibt es dann im Artikel. Link zum vollständigen Artikel in den Kommentaren. Lust es näher zu beleuchten, Vorteile und Grenzen zu verstehen und es umzusetzen? 👉Dann sprechen Sie mich gerne an. Bei weit über 30 digitalen Projekten trennen wir Hype und Blabla von Funktionierendem und setzen es um. Von Digitalstrategie (inkl. was heisst es für uns eigentlich, was wollen wir damit erreichen und was nicht), über Digitalarchitektur, Systemauswahl und die Implementierung bis es läuft. Quelle: Artikel von Sabine Ursel, in: C.ebra (1/2 2024, Seiten 6-8) Foto: Sabine Ursel

Einkauf: Mehr Effektivität – Transformation zu mehr Schlagkraft

SCHLAGKRAFT erlangen oder zu TODE sparen ❓ 2024 ist ein Jahr der Konsolidierung und des Kostenmanagements und führt auch in Einkaufsorganisationen wieder zum klassischen Verhaltensmuster. Savings einholen, dabei die eigene Befähigung reduzieren und das Hamsterrad mit neuem Schwung drehen. Auf der Strecke bleibt die Schlagkraft für einen GuV-wirksamen Wertbeitrag! Nach über 25 Jahren und dutzenden Einkaufsorganisationen, sehe ich immer das gleiche Muster. Die Wirksamkeit vieler Einkaufsabteilungen ist noch weit von Doppelwumms entfernt und dennoch reden viele von Prozesseffizienz, KI, schlanken Organisationen, usw. Die eigentlichen Werthebel (z.B. Warengruppen-, Lieferanten-, Risikomanagement, Digital, Mensch) sind noch immer unzureichend gestärkt. Von oftmals fehlender Personalausstattung und Fähigkeiten ganz zu schweigen. 👉 Dabei wissen wir doch alle: Effektivität sorgt dafür, dass wir die richtigen Dinge tun, während Effizienz sicherstellt, dass wir die Dinge richtig tun. Zuerst die richtigen Dinge zu tun, ist aber essenziell, um sicherzustellen, dass Effizienzprogramme sinnvoll eingesetzt werden.   🏠Veranschaulichung: Wir bauen ein Haus. Effektivität bedeutet, sicherzustellen, dass wir das richtige Haus an der richtigen Stelle bauen. Effizienz bedeutet, das Haus schnell und mit minimalen Ressourcen zu bauen. Wenn wir jedoch das falsche Haus oder an der falschen Stelle bauen, nützt es wenig, dass wir dabei effizient waren. Bei der Weiterentwicklung vieler Einkaufsorganisationen muss Effektivität vor Effizienz stehen. Warum: 📌Zielerreichung: Effektivität=Sicherstellung, dass die Bemühungen in die richtige Richtung gehen. Effizienz hingegen bedeutet, Dinge auf die bestmögliche Weise zu tun. 📌Prioritäten: Effektivität hilft dabei, Prioritäten zu setzen und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. 📌Ressourcenallokation: Effektivität stellt sicher, dass Ressourcen wie Zeit, Geld und Arbeitskraft auf die wichtigsten und wertvollsten Aufgaben verwendet werden. 📌Langfristiger Erfolg: Effektivität fördert nachhaltigen Erfolg, indem sie sicherstellt, dass die richtigen Strategien und Maßnahmen umgesetzt werden. Effizienz kann kurzfristige Gewinne bringen, aber ohne die richtige Richtung und Ziele kann dies langfristig schädlich sein. 📌Flexibilität und Anpassung: Effektive Organisationen sind besser in der Lage, sich an Veränderungen anzupassen, da sie sich auf die richtigen Ziele konzentrieren und ihre Strategien entsprechend anpassen können. 👉Wie auch immer die individuelle Planung und Umsetzung zusätzlicher Hebel aussieht, wir glauben an diese Vorgehensweise und richten unsere Projekte & #Transformationen konsequent danach aus! Gerade im #Mittelstand sehen wir eher fehlende Ressourcen und ausbaufähige Kompetenzen denn eine Notwendigkeit für Effizienzprogramme.

Risikomanagement für die Lieferkette – Ansatzpunkte

⚡Professionelles Risikomanagement für die Lieferkette Die Sicherstellung stabiler Lieferketten ist Kernaufgabe des Einkaufs. Ebenso wie die Schaffung transparenter Lieferketten, für die wir die Verantwortung übernehmen müssen. Immer mehr Gesetze (lksg, csddd) fordern dieses ein. Vor ein paar Wochen hatte ich die Chance, dem im IHK-Netzwerk Einkauf Ideen, Impulse und Best-Practices mitzugeben und aufzuzeigen, wie mittelständische Unternehmen durch den Aufbau 𝘀𝘁𝗮𝗯𝗶𝗹𝗲𝗿 𝘂𝗻𝗱 𝗶𝗻𝘁𝗲𝗴𝗿𝗲𝗿 𝗟𝗶𝗲𝗳𝗲𝗿𝗸𝗲𝘁𝘁𝗲𝗻 nicht nur Risiken minimieren, Verantwortung für Ihre Lieferkette übernehmen und Gesetze einhalten, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen können. Wie immer PRAGMATISCH – KLARTEXT – UMSETZUNGSORIENTIERT mit praktischen Tipps für einen sofortigen Start. Worüber sprachen wir: 📌Professionelles und ganzheitliches Risikomanagement für die Lieferkette Risiken, Chancen und Regularien: Was wirkt heute auf den Einkauf ein und wie muss er darauf reagieren 📌Aufbau eines Risikomanagements. Wichtige Bausteine und Werkzeuge für Mittelstand und Konzern 📌Von Anderen lernen und Fehler vermeiden: Wie gehe ich bei der Umsetzung vor 📌Risiko – Verantwortung – Resilienz: Integre Lieferketten als Weiterentwicklung des klassischen Risikomanagements 📌Digitale Lieferkette– ein wichtiges Werkzeug für ganzheitliche Transparenz und Leistungssteuerung. Wie baue ich es auf.

Digitale Lieferketten für Compliance und Stabilität

Von Excel zur ganzheitlichen Digitalisierung der Lieferkette. 👉So geht ein effizientes Lieferantenmanagement und ESG-Compliance. Ein Praxis- und Umsetzungsbericht aus dem Mittelstand. Aktuelle Lieferkettengesetze wie das LkSG oder die CSDDD stellen international agierende Unternehmen oft vor zahlreiche Herausforderungen. Auch das familiengeführte Hochtechnologieunternehmen ORAFOL aus Oranienburg, Weltmarktführer in der Kunststoffveredelung, nutzt die gesetzlichen Anforderungen als Chance zur Weiterentwicklung und Professionalisierung seines Einkaufs (z.B Lieferantenmanagement) und seiner digitalen Architektur und Systeme im Einkauf und den Schnittstellenbereichen. Unser Kunde ORAFOL ist ein tolles Beispiel, wie man auch im Mittelstand budgetfreundlich und zügig leistungsfähige digitale Landschaften umsetzen kann. Verantwortung für die eigene Lieferkette übernimmt, ie Vielzahl der aktuellen und kommenden Gesetze umsetzt und parallel den Einkauf digital und (!) analog nach vorne bringt Was stellten wir vor: 📌Von der Pflicht zur Kür: Warum ORAFOL von Excel zu vernetzten SaaS-Lösungen gewechselt hat und wie das Technologieunternehmen dadurch ESG-Anforderungen effizienter erfüllen konnte. 📌Single Source of Truth durch Standard-API: Wie ein zentrales Lieferanten-Management-System abteilungsübergreifende Nutzung und Transparenz ermöglicht. 📌Auswirkungen auf Richtlinien, Einkaufs- und Warengruppenstrategien sowie das Lieferanten-Onboarding. 📌Compliance und Risikomanagement: Wie vernetzte Systeme zu einem effektiven Compliance-Verbund werden und das Risiko über die gesamte Lieferkette hinweg minimieren helfen. 📌Lessons Learned: Erkenntnisse aus der Projektumsetzung, inklusive der Zusammenarbeit mit Anbietern, der Sicherstellung zukunftssicherer Systeme und der Bewältigung interner Stolpersteine. Sprechen Sie mich gerne für Ihren persönlichen Impuls an. Oder auch für eine Zusammenfassung des Webinars. Auf Basis von mehr als 30 digitalen Projekten zur Weiterenwicklung von Einkaufsorganisationen zeigen wir auch Ihnen Ihre Optionen und persönliche Roadmap auf!

de_DEDeutsch
Über das Unternehmen:
Joint Venture Truck OEMs (D & S)
Entwicklung Wasserstoff Brennstoff-Zellensysteme
ca. 500 Mitarbeiter, stark wachsend
Globaler Technologie-Innovator

Case Study

Industrie: Automobilindustrie

Bereich: Organisation

Land: Deutschland & USA

Zeitraum: 6 Monate fortlaufend

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 400 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a. (stark ansteigend)
  • Unabhängiges Joint Venture zweier Großkonzerne mit bisherigem Fokus auf Forschung & Entwicklung und vermehrt abwicklungsorientierter Einkaufsfunktion zur Deckung externer Bedarfe im Umfeld hoher technischer Komplexität und Geschwindigkeit
  • Start der Serienproduktion in 2027 und Erschließung des Marktes in Nordamerika mit lokaler Produktion erfordert eine tiefgreifende Entwicklung und Aufbau des Einkaufs, insbesondere hinsichtlich globaler Organisation (Kompetenzen, Kapazitäten, x-funktionaler Zusammenarbeit) und Digitalisierung

Zielsetzung

  • Herstellung von Transparenz über den Reifegrad der Einkaufsfunktion
  • Priorisierte Handlungsfelder für die schrittweise Erhöhung des Reifegrades im Hinblick auf Kompetenzen, x-funktionale Zusammenarbeit, Produktivität/Effizienz, Digitalisierung etc.
  • Entwicklung Zielorganisation für den Einkauf von Produktions- und Nicht-Produktionsmaterial Einkauf inkl. aller Rollenbeschreibungen und notwendiger Kapazitätsausstattung (FTE-Sizing)
  • Detaillierter Transformationsplan für die globale EK-Organisation ausgerichtet an den Meilensteinen „Anlauf Serienproduktion“ und „Markteintritt & lokale Produktion Nordamerika“
  • Review EK-Digitalstrategie und Projekte mit Impulsen für die Zukunft

Vorgehensweise

  • Reifegradanalyse Einkauf (targetP! Methode) mit Schwerpunkt Organisation und Digitalisierung basierend auf persönlichen Interviews (alle Einkäufer, Abteilungsleitung, IT-Bereich und Top-Stakeholder) sowie eingehender Dokumenten- und Datenanalyse (Strategien, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Digitalisierungsinitiativen, Standards Warengruppen- & Lieferantenmanagement, Bestell- & Rechnungsvolumina, etc.)
  • S/T/O-Analyse zur Feststellung der Ist-Kapazitätsverwendung aller EK-Mitarbeitenden im Rahmen individueller Interviews
  • Workshops/Interviews IT-Bereich & Einkauf zur EK-Systemlandschaft und Digitalstrategie

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Reifegradreport Einkauf (Produktions- und Nicht-Produktionsmaterial) inkl. Prio-Handlungsfeldern und Quickwins zur eigenen Umsetzung
  • EK-Digitalstrategie Benchmark ggü. Best-Practices mit konkreten Handlungsempfehlungen, Risikoanalyse und zusätzlichen Quickwins
  • Transparenz über tatsächliche Kapazitätsverwendung im Einkauf, Gap-Analyse zu jeweiligen Profilen und Erwartungshaltung der Stakeholder
  • Rollenbasierte Ziel-Organisation Einkauf mit globalem Schritt-für-Schritt Entwicklungsplan (Personalaufbau, Entwicklung, Re-Allokation)
  • Passgenaue Rollenbeschreibungen zur Verwendung für anschließende Recruiting-Maßnahmen
Über das Unternehmen:
Joint Venture Truck OEMs (D & S)
Entwicklung Wasserstoff Brennstoff-Zellensysteme
ca. 500 Mitarbeiter, stark wachsend
Globaler Technologie-Innovator

Case Study

Industrie: Automobilindustrie

Bereich: Organisation

Land: Deutschland & USA

Zeitraum: 6 Monate fortlaufend

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 400 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a. (stark ansteigend)
  • Unabhängiges Joint Venture zweier Großkonzerne mit bisherigem Fokus auf Forschung & Entwicklung und vermehrt abwicklungsorientierter Einkaufsfunktion zur Deckung externer Bedarfe im Umfeld hoher technischer Komplexität und Geschwindigkeit
  • Start der Serienproduktion in 2027 und Erschließung des Marktes in Nordamerika mit lokaler Produktion erfordert eine tiefgreifende Entwicklung und Aufbau des Einkaufs, insbesondere hinsichtlich globaler Organisation (Kompetenzen, Kapazitäten, x-funktionaler Zusammenarbeit) und Digitalisierung

Zielsetzung

  • Herstellung von Transparenz über den Reifegrad der Einkaufsfunktion
  • Priorisierte Handlungsfelder für die schrittweise Erhöhung des Reifegrades im Hinblick auf Kompetenzen, x-funktionale Zusammenarbeit, Produktivität/Effizienz, Digitalisierung etc.
  • Entwicklung Zielorganisation für den Einkauf von Produktions- und Nicht-Produktionsmaterial Einkauf inkl. aller Rollenbeschreibungen und notwendiger Kapazitätsausstattung (FTE-Sizing)
  • Detaillierter Transformationsplan für die globale EK-Organisation ausgerichtet an den Meilensteinen „Anlauf Serienproduktion“ und „Markteintritt & lokale Produktion Nordamerika“
  • Review EK-Digitalstrategie und Projekte mit Impulsen für die Zukunft

Vorgehensweise

  • Reifegradanalyse Einkauf (targetP! Methode) mit Schwerpunkt Organisation und Digitalisierung basierend auf persönlichen Interviews (alle Einkäufer, Abteilungsleitung, IT-Bereich und Top-Stakeholder) sowie eingehender Dokumenten- und Datenanalyse (Strategien, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Digitalisierungsinitiativen, Standards Warengruppen- & Lieferantenmanagement, Bestell- & Rechnungsvolumina, etc.)
  • S/T/O-Analyse zur Feststellung der Ist-Kapazitätsverwendung aller EK-Mitarbeitenden im Rahmen individueller Interviews
  • Workshops/Interviews IT-Bereich & Einkauf zur EK-Systemlandschaft und Digitalstrategie

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Reifegradreport Einkauf (Produktions- und Nicht-Produktionsmaterial) inkl. Prio-Handlungsfeldern und Quickwins zur eigenen Umsetzung
  • EK-Digitalstrategie Benchmark ggü. Best-Practices mit konkreten Handlungsempfehlungen, Risikoanalyse und zusätzlichen Quickwins
  • Transparenz über tatsächliche Kapazitätsverwendung im Einkauf, Gap-Analyse zu jeweiligen Profilen und Erwartungshaltung der Stakeholder
  • Rollenbasierte Ziel-Organisation Einkauf mit globalem Schritt-für-Schritt Entwicklungsplan (Personalaufbau, Entwicklung, Re-Allokation)
  • Passgenaue Rollenbeschreibungen zur Verwendung für anschließende Recruiting-Maßnahmen
Über das Unternehmen:
Familiengeführtes Unternehmen
Familiengeführtes Unternehmen
ca. 500 Mio.Umsatz
ca. 3.000 Mitarbeiter
Marktführer

Case Study

Industrie: Landmaschinen

Bereich: Transformation

Land: Deutschland

Zeitraum: ca. 18 Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • Ca. 200 Mio. Einkaufsvolumen
  • Starker Fokus auf operative Prozesse (Abwicklung)
  • Starker Fokus auf deutsche Stammwerke, auf Internationalisierung und Zusammenarbeit, trotz operativer Einheiten in u.a. USA und China nicht vorbereitet
  • Umsatz stark wachsend und verstärkte Internationalisierung
  • Starker Fokus des Einkaufs auf Versorgungssicherheit
  • Digitalisierung gering ausgeprägt

Zielsetzung

  • Verständnis über den Reifegrad des Einkaufs erzeugen
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und aufzeigen
  • Potentiale identifizieren, insbesondere mittels eines professionelleren Warengruppen- und Lieferantenmanagements
  • Ggf. Kapazitätsbedarf ermitteln und argumentieren
  • Strukturoptimierung auch im Hinblick auf Vertretungsregelungen

Vorgehensweise

  • Umfassende Bestandsaufnahme („Reifegradanalyse“)
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Transformationsplanes
  • Entwicklung einer Zielorganisation mit entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten, auch für die internationale Zusammenarbeit
  • Von Beginn eine umfassende Einbindung der Mitarbeitenden im Rahmen von sog. „Zukunftskonferenzen“
  • Gemeinsame Erstellung einer praktikablen Warengruppenstruktur, einer Vision und einer Einkaufsstrategie
  • Festlegung eines Prioritätenplanes mit Themen-Champions

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit gemeinsamen Zielen
  • Kapazitätsoptimierung durch gezielten Personalaufbau
  • Implementierung einer optimierten Organisationsstruktur, insbesondere Warengruppenstruktur und Zuständigkeiten (Transparenz, Verantwortung)
  • Erste Abstimmungstermine mit digitalen Lösungsanbietern auf Basis eines digitalen Aktionsplanes und eines Kriterienkatalogs
  • Konzeptionierung eines maßgeschneiderten Trainingsprogramms für mehrere Jahre
  • Durchführung von Warengruppenmanagement-Trainings mit ersten Piloten
  • Entwicklung und Implementierung von Einkaufsprozessen
Über das Unternehmen:
Familiengeführtes Unternehmen
Familiengeführtes Unternehmen
ca. 500 Mio.Umsatz
ca. 3.000 Mitarbeiter
Marktführer

Case Study

Industrie: Landmaschinen

Bereich: Transformation

Land: Deutschland

Zeitraum: ca. 18 Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • Ca. 200 Mio. Einkaufsvolumen
  • Starker Fokus auf operative Prozesse (Abwicklung)
  • Starker Fokus auf deutsche Stammwerke, auf Internationalisierung und Zusammenarbeit, trotz operativer Einheiten in u.a. USA und China nicht vorbereitet
  • Umsatz stark wachsend und verstärkte Internationalisierung
  • Starker Fokus des Einkaufs auf Versorgungssicherheit
  • Digitalisierung gering ausgeprägt

Zielsetzung

  • Verständnis über den Reifegrad des Einkaufs erzeugen
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und aufzeigen
  • Potentiale identifizieren, insbesondere mittels eines professionelleren Warengruppen- und Lieferantenmanagements
  • Ggf. Kapazitätsbedarf ermitteln und argumentieren
  • Strukturoptimierung auch im Hinblick auf Vertretungsregelungen

Vorgehensweise

  • Umfassende Bestandsaufnahme („Reifegradanalyse“)
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Transformationsplanes
  • Entwicklung einer Zielorganisation mit entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten, auch für die internationale Zusammenarbeit
  • Von Beginn eine umfassende Einbindung der Mitarbeitenden im Rahmen von sog. „Zukunftskonferenzen“
  • Gemeinsame Erstellung einer praktikablen Warengruppenstruktur, einer Vision und einer Einkaufsstrategie
  • Festlegung eines Prioritätenplanes mit Themen-Champions

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit gemeinsamen Zielen
  • Kapazitätsoptimierung durch gezielten Personalaufbau
  • Implementierung einer optimierten Organisationsstruktur, insbesondere Warengruppenstruktur und Zuständigkeiten (Transparenz, Verantwortung)
  • Erste Abstimmungstermine mit digitalen Lösungsanbietern auf Basis eines digitalen Aktionsplanes und eines Kriterienkatalogs
  • Konzeptionierung eines maßgeschneiderten Trainingsprogramms für mehrere Jahre
  • Durchführung von Warengruppenmanagement-Trainings mit ersten Piloten
  • Entwicklung und Implementierung von Einkaufsprozessen
Über das Unternehmen:
Führender Klinikverbund Maximalversorgung
Hohe Reputation und Bekanntheit
Standort: ca. 825 Mio. Umsatz
ca. 1.700 Mitarbeitende
> 80.000 Patienten/Jahr

Case Study

Industrie: Kliniken/Gesundheit

Bereich: Interim & Entwicklung

Land: Deutschland

Zeitraum: 6 Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 60 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a., komplexe Beschaffungsstrktur
  • Einkauf mit starker Abwicklungsorientierung und Fokus auf operative Prozesse, kein systematisches Ausgabenmanagement
  • Erhebliche operative Probleme im Tagesgeschäft führen zu hohen Aufwänden
  • Sehr verunsichertes, demotiviertes Team durch entwürdigenden Umgang sowie extremes Mikromanagement durch die vorherigen Einkaufsleitung
  • Digitalisierung der Kernprozesse und Aufgaben nicht existent
  • Umfassende, teils lähmende Bürokratie im Allgemeinen, sowie bei Freigaben von Anforderungen wie Bestellungen und Verträge
  • Disziplinlosigkeiten bei Vertriebspersonal (Pharma und Medizintechnik)
  • Geringe Reputation innerhalb des Klinikums, insbesondere bei Chefärzten

Zielsetzung

  • Hauptziel: Stabilisierung und Aktivierung eines heterogenen und stark frustrierten Teams
  • Stabilisierung des Tagesgeschäftes, auch bedingt durch Ausfälle
  • Bessere Verteilung der Arbeitsbelastung
  • Verständnis über den wirklichen Reifegrad des Einkaufs erzeugen, Potentiale identifizieren (z.B. Wertbeiträge, Effizienz, Compliance),
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und anhand eines Maßnahmenplans aufzeigen, insbesondere im Hinblick auf Prozessvereinfachungen (insbesondere Freigaben von Anforderungen, Bestellungen/Verträgen) bzw. Etablierung von Prozessen
  • Optimierung der Servicequalität und der Interaktion mit internen Kunden

Vorgehensweise

  • Umfassende, Bestandsaufnahme des Einkaufs unter Einbeziehung aller relevanten Kunden (von GF bis Mitarbeitende auf den Stationen)
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Entwicklungsplanes
  • Open Door Policy und mehrfach wöchentliche Einzelgespräche mit Hilfestellung bei komplexen/kritischen/unklaren Beschaffungsvorgängen
  • Regelmäßige Aufenthalte auf den Stationen zum Verständnis der Nöte
  • Intensivierung Kundendialoge (regelmäßiger persönlicher Austausch insbesondere bei komplexen Beschaffungsvorgängen)
  • Partizipatives Vorgehen: Einbindung aller Mitarbeitenden, z.B. wöchentliche Team-Meetings und Nominierung von Champions für Verbesserungen
  • Starke Mitwirkung im Tagesgeschäft (Verhandlungen, Beschaffungen)
  • Prozessanalysen, insbesondere Optimierungsmöglichkeiten SAP & Freigaben

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Team stabilisiert, Motivation gesteigert, Ausfälle und Abwesenheitszeiten verringert (Zitat GF: „Sie haben mit professioneller Empathie sehr schnell die Leute beruhigt und hinter sich gebracht“)
  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit abgestimmten Zielen
  • Regelmäßige Abstimmungen mit internen Kunden (Zitat Chefarzt: „wir reden jetzt miteinander, Dinge laufen schneller, wir fühlen uns endlich gut betreut“)
  • Genehmigung und Umsetzung punktueller Personalaufbau mit Neustrukturierung Arbeitsbereiche und Ausbalancierung der Arbeitslast
  • Neugestaltung diverser Rahmenverträge mit optimierten Konditionen
  • Vollständige Abarbeitung unerledigter Bestellvorgänge
  • Vereinfachung und Definition von Kerneinkaufsprozessen; interne Abstimmung
  • Ergänzung zusätzlicher SAP-Funktionalitäten zur Automatisierung
Über das Unternehmen:
Führender Klinikverbund Maximalversorgung
Hohe Reputation und Bekanntheit
Standort: ca. 825 Mio. Umsatz
ca. 1.700 Mitarbeitende
> 80.000 Patienten/Jahr

Case Study

Industrie: Kliniken/Gesundheit

Bereich: Interim & Entwicklung

Land: Deutschland

Zeitraum: 6 Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 60 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a., komplexe Beschaffungsstrktur
  • Einkauf mit starker Abwicklungsorientierung und Fokus auf operative Prozesse, kein systematisches Ausgabenmanagement
  • Erhebliche operative Probleme im Tagesgeschäft führen zu hohen Aufwänden
  • Sehr verunsichertes, demotiviertes Team durch entwürdigenden Umgang sowie extremes Mikromanagement durch die vorherigen Einkaufsleitung
  • Digitalisierung der Kernprozesse und Aufgaben nicht existent
  • Umfassende, teils lähmende Bürokratie im Allgemeinen, sowie bei Freigaben von Anforderungen wie Bestellungen und Verträge
  • Disziplinlosigkeiten bei Vertriebspersonal (Pharma und Medizintechnik)
  • Geringe Reputation innerhalb des Klinikums, insbesondere bei Chefärzten

Zielsetzung

  • Hauptziel: Stabilisierung und Aktivierung eines heterogenen und stark frustrierten Teams
  • Stabilisierung des Tagesgeschäftes, auch bedingt durch Ausfälle
  • Bessere Verteilung der Arbeitsbelastung
  • Verständnis über den wirklichen Reifegrad des Einkaufs erzeugen, Potentiale identifizieren (z.B. Wertbeiträge, Effizienz, Compliance),
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und anhand eines Maßnahmenplans aufzeigen, insbesondere im Hinblick auf Prozessvereinfachungen (insbesondere Freigaben von Anforderungen, Bestellungen/Verträgen) bzw. Etablierung von Prozessen
  • Optimierung der Servicequalität und der Interaktion mit internen Kunden

Vorgehensweise

  • Umfassende, Bestandsaufnahme des Einkaufs unter Einbeziehung aller relevanten Kunden (von GF bis Mitarbeitende auf den Stationen)
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Entwicklungsplanes
  • Open Door Policy und mehrfach wöchentliche Einzelgespräche mit Hilfestellung bei komplexen/kritischen/unklaren Beschaffungsvorgängen
  • Regelmäßige Aufenthalte auf den Stationen zum Verständnis der Nöte
  • Intensivierung Kundendialoge (regelmäßiger persönlicher Austausch insbesondere bei komplexen Beschaffungsvorgängen)
  • Partizipatives Vorgehen: Einbindung aller Mitarbeitenden, z.B. wöchentliche Team-Meetings und Nominierung von Champions für Verbesserungen
  • Starke Mitwirkung im Tagesgeschäft (Verhandlungen, Beschaffungen)
  • Prozessanalysen, insbesondere Optimierungsmöglichkeiten SAP & Freigaben

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Team stabilisiert, Motivation gesteigert, Ausfälle und Abwesenheitszeiten verringert (Zitat GF: „Sie haben mit professioneller Empathie sehr schnell die Leute beruhigt und hinter sich gebracht“)
  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit abgestimmten Zielen
  • Regelmäßige Abstimmungen mit internen Kunden (Zitat Chefarzt: „wir reden jetzt miteinander, Dinge laufen schneller, wir fühlen uns endlich gut betreut“)
  • Genehmigung und Umsetzung punktueller Personalaufbau mit Neustrukturierung Arbeitsbereiche und Ausbalancierung der Arbeitslast
  • Neugestaltung diverser Rahmenverträge mit optimierten Konditionen
  • Vollständige Abarbeitung unerledigter Bestellvorgänge
  • Vereinfachung und Definition von Kerneinkaufsprozessen; interne Abstimmung
  • Ergänzung zusätzlicher SAP-Funktionalitäten zur Automatisierung
Über das Unternehmen:
Ältestes Unternehmen in Katar​
ca. 825 Mio. Umsatz
ca. 3.500 Mitarbeiter
Regionaler Marktführer
Reederei, Maritime Logistik & Services​

Case Study

Industrie: Reederei & Maritim

Bereich: Organisation & Interim

Land: Katar

Zeitraum: ca 12. Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 300 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a.
  • Einkauf mit starker Abwicklungsorientierung und Fokus auf operative Prozesse, kein systematisches Ausgabenmanagement
  • Erhebliche operative Probleme im Tagesgeschäft führen zu hohen Aufwänden für Troubleshooting, Eskalationen und interne Konflikte
  • Geringe Akzeptanz und Wertschätzung ggü. dem Einkauf und hoher politischer Druck trotz exzellenter Unternehmensergebnisse
  • Langfristig unbesetzte Position der Bereichsleitung verfestigt Vakuum hinsichtlich Leadership und Support, hohe Fluktuation
  • Digitalisierung der Kernprozesse und Aufgaben nur marginal ausgeprägt

Zielsetzung

  • Verständnis über den wirklichen Reifegrad des Einkaufs erzeugen und Buy-in des Vorstandes gewinnen
  • Potentiale identifizieren (z.B. Wertbeiträge, Effizienz, Compliance), insb. mittels professionelleren Warengruppen- und Lieferantenmanagements
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und anhand eines dezidierten Maßnahmenplans aufzeigen
  • Strategisches und operatives Reporting für den CFO verbessern
  • Organisations- und Strukturoptimierung im Hinblick auf eine bessere Servicequalität für die einzelnen Business Units umsetzen
  • Nach 2 Monaten: zusätzlich interimistische Leitung des Bereiches aufgrund Entlassung des Einkaufsleiters

Vorgehensweise

  • Umfassende, multi-dimensionale Bestandsaufnahme des Einkaufs („Reifegradanalyse“) unter Einbeziehung aller relevanten Schnittstellen
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Transformationsplans mit Personal-, Digitalisierungs- und Kompetenzbedarf
  • Entwicklung einer warengruppenorientierten Zielorganisation mit Rollenbeschreibungen, Verantwortlichkeiten und Recruiting Support
  • Stark partizipatives Vorgehen mit intensiver Einbindung aller Mitarbeitenden, z.B. im Rahmen sog. „Zukunftskonferenzen“ (erstmalig im Unternehmen) und Expertenteams mit Themen-Champions
  • Weiterentwicklung der Governance, z.B. passgenauen Warengruppenstruktur, Vision & Einkaufsstrategie, Policy

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit gemeinsamen Zielen
  • Kapazitätsoptimierung durch punktuellen Personalaufbau und –zuteilung und Ausbau erforderliche Kompetenzen durch Trainingskonzepte
  • Erste digitale Maßnahmen auf Basis eines digitalen Aktionsplanes
  • Implementierung eines Warengruppenmanagements und Durchführung von 10 Warengruppenpiloten mit Kostenpotentialen
  • Ausarbeitung und Implementierung eines Lieferantenmanagement mit Ausweitung des digitalen Lieferantenportals
  • Entwicklung und Implementierung Einkaufshandbuch & Prozesshandbuch Schaffung eines umfassenden Einkaufsreporting mit PowerBI
  • 10-monatige Führung und Stabilisierung der Organisation (Interim)
Über das Unternehmen:
Ältestes Unternehmen in Katar​
ca. 825 Mio. Umsatz
ca. 3.500 Mitarbeiter
Regionaler Marktführer
Reederei, Maritime Logistik & Services​

Case Study

Industrie: Reederei & Maritim

Bereich: Organisation & Interim

Land: Katar

Zeitraum: ca 12. Monate

Ausgangslage / Auftrag

  • ca. 300 Mio. EUR Einkaufsvolumen p.a.
  • Einkauf mit starker Abwicklungsorientierung und Fokus auf operative Prozesse, kein systematisches Ausgabenmanagement
  • Erhebliche operative Probleme im Tagesgeschäft führen zu hohen Aufwänden für Troubleshooting, Eskalationen und interne Konflikte
  • Geringe Akzeptanz und Wertschätzung ggü. dem Einkauf und hoher politischer Druck trotz exzellenter Unternehmensergebnisse
  • Langfristig unbesetzte Position der Bereichsleitung verfestigt Vakuum hinsichtlich Leadership und Support, hohe Fluktuation
  • Digitalisierung der Kernprozesse und Aufgaben nur marginal ausgeprägt

Zielsetzung

  • Verständnis über den wirklichen Reifegrad des Einkaufs erzeugen und Buy-in des Vorstandes gewinnen
  • Potentiale identifizieren (z.B. Wertbeiträge, Effizienz, Compliance), insb. mittels professionelleren Warengruppen- und Lieferantenmanagements
  • Handlungsalternativen zur generellen Weiterentwicklung des Einkaufs ausarbeiten und anhand eines dezidierten Maßnahmenplans aufzeigen
  • Strategisches und operatives Reporting für den CFO verbessern
  • Organisations- und Strukturoptimierung im Hinblick auf eine bessere Servicequalität für die einzelnen Business Units umsetzen
  • Nach 2 Monaten: zusätzlich interimistische Leitung des Bereiches aufgrund Entlassung des Einkaufsleiters

Vorgehensweise

  • Umfassende, multi-dimensionale Bestandsaufnahme des Einkaufs („Reifegradanalyse“) unter Einbeziehung aller relevanten Schnittstellen
  • Erstellung und Abstimmung eines ganzheitlichen Transformationsplans mit Personal-, Digitalisierungs- und Kompetenzbedarf
  • Entwicklung einer warengruppenorientierten Zielorganisation mit Rollenbeschreibungen, Verantwortlichkeiten und Recruiting Support
  • Stark partizipatives Vorgehen mit intensiver Einbindung aller Mitarbeitenden, z.B. im Rahmen sog. „Zukunftskonferenzen“ (erstmalig im Unternehmen) und Expertenteams mit Themen-Champions
  • Weiterentwicklung der Governance, z.B. passgenauen Warengruppenstruktur, Vision & Einkaufsstrategie, Policy

Ergebnisse / „Deliverables“

  • Erstmalige Festlegung einer Einkaufsstrategie mit gemeinsamen Zielen
  • Kapazitätsoptimierung durch punktuellen Personalaufbau und –zuteilung und Ausbau erforderliche Kompetenzen durch Trainingskonzepte
  • Erste digitale Maßnahmen auf Basis eines digitalen Aktionsplanes
  • Implementierung eines Warengruppenmanagements und Durchführung von 10 Warengruppenpiloten mit Kostenpotentialen
  • Ausarbeitung und Implementierung eines Lieferantenmanagement mit Ausweitung des digitalen Lieferantenportals
  • Entwicklung und Implementierung Einkaufshandbuch & Prozesshandbuch Schaffung eines umfassenden Einkaufsreporting mit PowerBI
  • 10-monatige Führung und Stabilisierung der Organisation (Interim)